Fahrtenbuch

Unternehmer haben stets die Pflicht, alle mit einem Fahrzeug durchgeführten dienstlichen Fahrten glaubhaft zu machen. Am einfachsten kann hierfür ein Fahrtenbuch geführt werden, um die Fahrtkosten als Betriebsausgabe absetzen zu können. Für Unternehmer gelten Fahrten vom Wohnort zur Arbeitsstätte dabei als dienstliche Fahrten.

Zu den tatsächlichen Betriebskosten zählen hingegen Kfz-Versicherungen, Benzin, Reparaturen, Maut-Gebühren, die Afa, Parkkosten und Leasingraten. Je nach der überwiegenden Verwendung des Fahrzeugs wird dieses dem Privat- oder dem Betriebsvermögen zugeordnet.

Wird das Fahrzeug in mehr als 50 % der Fälle im Rahmen der Berufstätigkeit genutzt, zählt das Fahrzeug zum Betriebsvermögen. Sollte das Fahrzeug auch privat genutzt werden, so muss (bestenfalls mit der Hilfe eines Fahrtenbuchs) der betriebliche Anteil der Nutzung glaubhaft belegt werden. Die privaten Nutzungskosten sind dabei von den betrieblichen Nutzungskosten zu trennen.

Betragen die tatsächlichen Betriebskosten für ein Fahrzeug beispielsweise 10.000 Euro und wird das Fahrzeug zu 60 % betrieblich und zu 40 % privat genutzt, liegt der betriebliche Aufwand bei 6.000 Euro. Dieser Betrag kann dann in der Einkommenssteuererklärung berücksichtigt werden. Die für die private Nutzung angefallenen 4.000 Euro bleiben unberücksichtigt.

Wird ein Fahrzeug zu unter 50 % betrieblich genutzt, zählt dieses zum Privatvermögen. Der Unternehmer kann in dem Fall wählen, ob das Kilometergeld verrechnet werden soll oder ob die tatsächlichen Kosten für die betriebliche Nutzung ermittelt werden sollen.

Unser Tipp: Bei einem Fahrzeug, das unter 50 % dienstlich genutzt wird, rechnen sie zuerst den steuerlich absetzbaren tatsächlichen Anteil an den Betriebskosten aus. Dann ermitteln Sie das gesamte Kilometergeld für das betreffende Kalenderjahr und vergleichen die beiden Zahlen: Entscheiden Sie sich dafür, den höheren Betrag in der Steuererklärung zu vermerken!

Das Kilometergeld wird dabei pauschal mit 0,42 Euro pro gefahrenem Kilometer veranschlagt. Auf diese Weise können jedoch nur maximal 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr steuerlich abgesetzt werden. Das maximale Kilometergeld beträgt folglich höchstens 12.600 Euro pro Jahr.

Ja, der österreichische Staat unterstellt Fahrern, die ein Fahrzeug sowohl privat als auch dienstlich nutzen, stets einen „vollen Sachbezug“. Soweit der Arbeitgeber nicht das Führen eines Fahrtenbuchs vorschreibt, ist der Arbeitnehmer hierzu nicht verpflichtet.

Unser Tipp: Bei einem Fahrzeug, das unter 50 % dienstlich genutzt wird, rechnen Sie zuerst den steuerlich absetzbaren tatsächlichen Anteil an den Betriebskosten aus. Dann ermitteln Sie das gesamte KM-Geld für das betreffende Kalenderjahr und vergleichen die beiden Zahlen: Entscheiden Sie sich dafür, den höheren Betrag in der Steuererklärung zu vermerken!

Nutzer, die den zu versteuernden Privatanteil so weit wie möglich reduzieren möchten, sollten jedoch ein Fahrtenbuch führen. Nur mit Hilfe eines solchen Buches kann ein reduzierter Sachbezug geltend gemacht werden. Für die Übersicht aller privaten und dienstlich getätigten Fahrten sollte somit ein, den Vorgaben des Finanzamtes, entsprechendes Fahrtenbuch geführt werden.

Ist ein Angestellter in einem Kalenderjahr beispielsweise 10.000 Kilometer betrieblich gefahren, entspricht dies bei einer jährlichen Gesamtkilometer-Anzahl von 25.000 einer betrieblichen Nutzung von 40 %. Der Angestellte kann nun zwischen dem Kilometergeld und den tatsächlichen Betriebskosten wählen.

Das Kilometergeld kann dabei mit der Formel 10.000 * 0,42 ermittelt werden. Das Ergebnis beträgt in diesem Fall ein Kilometergeld zur Höhe von 4.200 Euro. Als tatsächliche Betriebskosten sind für das Fahrzeug in dem Jahr 20.000 Euro angefallen. 40 % hiervon sind 8.000 Euro. Folglich wird sich der Angestellte in diesem Beispiel dafür entscheiden, die tatsächlichen Betriebskosten als Betriebsaufwand geltend zu machen.

Bei Dienstreisen mit einem privaten Auto kann der Arbeitnehmer das Kilometergeld geltend machen. Als Grenze gilt 0,42 Euro pro betrieblich gefahrenen Kilometer, maximal jedoch 12 600 Euro pro Jahr (um steuerfrei verrechnet zu werden).

Normalerweise sind alle Zahlungen vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer steuerpflichtig. Das ausbezahlte Kilometergeld hätte somit einen steuererhöhenden Effekt.

Um das Kilometergeld steuerfrei geltend zu machen müssen folgende Bedingungen erfüllt werden:

• es liegt eine Dienstreise vor
• der amtliche Höchstsatz wird nicht überschritten
• der Arbeitnehmer kommt für den Betrieb des Fahrzeuges selber auf
• die Fahrten können mit Hilfe eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden

Sollten beschäftigte Angehörige im Unternehmen (zum Beispiel die Kinder oder die Ehefrau) das Firmenfahrzeug öfter privat nutzen, so ergibt sich ein Sachbezug für den Angehörigen. Diese Form der privaten Nutzung ist somit nicht, möglicherweise anders als erwartet, zwangsläufig durch den ausgeschiedenen Privatanteil der Firma abgegolten.

Verfügt der Arbeitnehmer über einen Dienstwagen, so wird das Fahrtenbuch benötigt, um den bei der Sozialversicherungs- und bei der Lohnsteuerbeitragsgrundlage anzusetzenden Sachbezugswert ermitteln zu können.

Aufgezeichnet werden müssen sowohl Dienstreisen, als auch private Fahrten.

Das Fahrtenbuch umfasst alle Fahrten, die aus Anlass einer Dienstreise mit dem eigenen Kraftfahrzeug zurückgelegt werden. Es dient nicht nur als Nachweis für Fahrkostenansprüche an die Arbeitgeberin/den Arbeitgeber, sondern auch als Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung.

Das Fahrtenbuch muss Folgendes enthalten:

Aufzeichnung aller Fahrten im Zuge der Dienstreise sowie auch private Fahrten

Aufzeichnung von Datum, Ausgangs- und Zielpunkt, Zweck der Fahrt, Kilometerstand, gefahrene Kilometer

Das Fahrtenbuch sollte fortlaufend und übersichtlich gestaltet sein. Je genauer die Aufzeichnungen sind, umso glaubwürdiger ist das Fahrtenbuch

Bei privaten Fahrten mit dem Kraftfahrzeug ist es nicht notwendig, einen Zweck im Fahrtenbuch anzuführen.

Vorgefertigte Fahrtenbücher erhalten Sie beispielsweise in den Shops von ÖAMTC und ARBÖ. In Einzelfällen ist es auch möglich, den Nachweis über die gefahrenen Kilometer über einen Taschenkalender, Tagesbericht oder ein Computerfahrtenbuch zu erbringen.

Mögliche Alternativen zum händisch geführten Fahrtenbuch sind ein Nachweis der gefahrenen Kilometer über ein Computerprogramm. In diesem Fall muss aber ein spezielles Programm verwendet werden, da es keine nachträglichen Änderungen zulassen darf. Das Computerprogramm Excel ist zum Beispiel kein zulässiges Programm.

Für den Inhalt:

• Datum der Fahrt
• Ausgangs- und Zielpunkt
• Zeitdauer
• Zweck der Fahrt (nicht nötig bei privaten Fahrten)
• Kilometerstand am Beginn und am Ende der Fahrt
• Hinweis, ob berufliche oder private Fahrt

Folgende Regeln sollten weiters beachtet werden:

Gestalten Sie das Fahrtenbuch übersichtlich.

Tragen Sie die Fahrten fortlaufend in das Fahrtenbuch ein.

Die Aufzeichnungen sollten vollständig und genau sein.

Im Nachhinein vorgenommene Änderungen müssen erkennbar und nachvollziehbar sein.

Je genauer die Aufzeichnungen geführt werden, desto glaubwürdiger sind sie für die Finanzverwaltung.